Warum man seine Unternehmensdaten sichern sollte

Als kleineres oder mittleres Unternehmen stellt sich meist die Frage, ob eine Datensicherungslösung überhaupt notwendig ist. Das Thema wird vernachlässigt, weil es lästig erscheint und wird erst aufgegriffen, wenn es zu spät ist, d.h., wenn einzelne Rechner, auf denen wichtige Unternehmensdaten liegen ausgefallen sind und ersetzt werden müssen. Wichtige, vielleicht auf CD oder DVD gebrannte Daten sind mitunter zwischenzeitlich verloren gegangen und können nicht mehr ersetzt werden. Mit mühevoller Kleinarbeit wird dann die dokumentierte Arbeit der letzten Monate nachgeholt.

Im Vorwege sollten jedoch folgende Überlegungen gemacht werden, wenn es um die Anschaffung einer Datensicherungslösung geht:

  1. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS)
    Dabei handelt es sich um vom Finanzministerium aufgestellte Regeln zur Buchführung durch EDV Systeme. Diese Regeln ergänzen Normen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung in Bezug auf die ordnungsgemäße Behandlung elektronischer Dokumente. Unter anderem besteht die Anforderung an ein datensicheres Dokumentenmanagementsystem und ein revisionssicheres Archivsystem. Sollten Sie also EDV Systeme zur Buchführung verwenden, ist für Sie alleine schon aus diesem Aspekt heraus Datensicherung ein Thema.
  2. Aufbewahrungsfristen des HGB
    Laut handelsrechtlicher Regelungen sind Kaufleute verpflichtet u.a. so genannte Handelsbriefe mindestens 6 Jahre aufzubewahren (vgl. § 257 HGB). Handelsbriefe können auch Emails sein. Sollten diese elektronisch aufbewahrt werden, was sich im Hinblick auf teuren Ablageplatz natürlich anbietet, so ist insbesondere die elektronische Archivierung ein wichtiges Thema.
  3. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
    Hierbei spielen insbesondere folgende Aspekte eine Rolle:
    Empfänger elektronischer Rechnungen müssen die Prüfung einer solchen Rechnung dokumentieren und archivieren (ansonsten keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug!)
    Der Empfänger einer Rechnung muss diese auf einen Datenträger speichern, der eine Änderung nicht mehr zulässt.
    Der Empfänger einer Rechnung muss sicherstellen, dass die Systeme zur Übertragung, Archivierung und Konvertierung den in Ziff. 1 genannten GoBS entsprechen.
  4. DIN EN ISO 9001:2000
    Bei einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 spielen Maßnahmen zur Datensicherung eine Rolle. Hier ist zu dokumentieren, dass eine funktionsfähige Datensicherungslösung existiert.

Wir, die Firma etis GmbH, helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung und Beratung in Punkto Datensicherheit und Datensicherung.

 

 

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