Office 365 eine Alternative für kleinere bis mittelständische Unternehmen?

Unter http://www.office365.com veröffentlicht die Firma microsoft seit dem 28. Juni 2011 eine Cloud-Lösung, die eine Sammlung von Büroanwendungen enthält. Unter anderem ist das Produkt Microsoft Exchange Online vorhanden, dass es Unternehmen oder Benutzern ermöglicht, Outlook über die Cloud Lösung an einen Exchange Server anzubinden, als auch einen webbasierten Outlook Client zu nutzen. Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Systemumfang des Produktes, und versucht eine Aussage zur Wirtschaftlichkeit bei der Nutzung dieser Lösung zu treffen.

Die Cloud-Lösung hat (je nach „Nutzungsplan“) folgende Produkte integriert:

  • Microsoft Exchange Online
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft Lync Online
  • Office Professional Plus
  • Office Web Apps

Bei Microsoft Exchange Online handelt es sich um eine Email, Kalendar und Kontaktlösung, die von Microsoft als Cloud Service betrieben wird. Eine Lizenz umfasst einen Speicherplatz von 25 GB. Außerdem beinhaltet das Angebot von Microsoft personalisierte Kalender und Kontakte und Austauschmöglichkeiten mit anderen ebenfalls angebundenen Benutzern. Microsoft selbst gibt die Online-Verfügbarkeit des Dienstes mit 99,9 % an. Über die ActiveSync Komponente wird ebenfalls die Möglichkeit einer Anbindung an Mobiltelefone gewährleistet. (Quelle: http://www.microsoft.com/de-de/office365/online-software.aspx)

Microsoft Sharepoint Online bietet die Möglichkeit, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten und interne sowie externe Internetseiten anzulegen und zu benutzen. (Quelle: http://www.microsoft.com/de-de/office365/online-software.aspx)

Weitere Informationen zu Microsoft Lync Online sowie Office Professional Plus und Office Web Apps findet man auf der Microsoft Produktseite.

Je nach Unternehmensgröße und Umfang bietet Microsoft unterschiedliche Pläne an. Kleinere und mittelständische Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitsplätzen profitieren von einem zurzeit recht kostengünstigen Angebot (http://www.microsoft.com/de-de/office365/hosted-solutions.aspx)

Wir, die Firma etis GmbH, haben das den Plan für kleinere und mittelständische Unternehmen für Sie getestet. Im Wesentlichen von Interesse war dabei für uns das Produkt Microsoft Exchange Online als Alternative zum Betrieb eines lokalen Exchange Servers. Dabei standen für uns folgende Aspekte im Vordergrund:

  1. Funktionsumfang von Microsoft Exchange Online
  2. Einrichtungsaufwand
  3. Migrationsaufwand

Funktionsumfang von Microsoft Exchange Online

Das Produkt beinhaltet letztlich eine online bereitgestellte Exchange Server Lösung, die sowohl über IMAP / POP3 / SMTP als auch direkt mit einem Outlook Client angebunden werden kann. Darüber hinaus existiert eine Weboberfläche, die es ermöglicht mittels der Verwendung eines Browsers die wesentlichen Outlook Funktionen zu nutzen. Die Weboberfläche stellt Aktionen, wie das Ankommen von Emails oder Terminanfragen quasi in Echtzeit dar und benachrichtigt auch, zumindest in der Standardeinstellung, akkustisch über ankommende Emails.

In der getesteten Version für kleinere und mittelständische Unternehmen ist man in der Lage normale Benutzer, Benutzer mit administrativen Rechten, Verteillisten etc. einzurichten.

Einrichtungsaufwand

Zu Anfang erhält man eine von Microsoft vergebene Domain mit der Bezeichnung onmicrosoft.com. Es besteht aber die Möglichkeit eine eigene Domain, beispielsweise die Domain der eigenen Unternehmung, dort einzubinden. Dazu muss diese auf den Nameserver von Microsoft übertragen werden. Dies sollte von einem in diesem Bereich erfahrenen Anwender oder Administrator vorgenommen werden. Nach der Übertragung selbst, kann der Nameservereintrag über die administrative Oberfläche von Office365 dahingehend angepasst werden, dass eigene A-Einträge platziert werden können. Dies ist wichtig, wenn hinter der zu übertragenen Domain beispielsweise eine Website auf einem anderen Server liegt, und diese nach der Übertragung auch weiterhin dort erreichbar sein soll. Hierbei ist unbedingt zu berücksichtigen, dass die Übertragung bis zu 72 Stunden in Anspruch nehmen kann, und in dieser Zeit beispielsweise die Website nicht erreichbar sein könnte. Nach der erfolgreichen Übertragung zu Microsot, werden die Emails direkt zum Exchange Server zugestellt und dort auf die einzelnen angelegten Benutzerkonten verteilt. Das Einrichten der Benutzerkonten selbst, ist sehr intuitiv, sollte aber, um Fehler zu vermeiden auch von einem administrativ versierten Benutzer durchgeführt werden.

Die Einrichtung in Outlook selbst erfolgt problemlos, durch Anlegen eines neuen Benutzerkontos mit der übertragenen Domain, „besorgt“ sich der Client automatisch alle notwendigen Informationen. Wurde vorher eine lokale Exchange Lösung verwendet, so kann es mitunter Probleme dadurch geben, dass die lokale Datendatei von Outlook noch die alte Verbindung nutzt und auch nicht so einfach entfernt werden kann. Deswegen ist bei einem Migrations- und Integrationsvorhaben der Rückgriff auf ggf. professionelle Hilfe geboten, um die Umstellung reibungslos durchführen zu können.

Bei Anlegen eines neuen Benutzers unter Office365 wird automatisch ein temporäres Passwort und eine URL zum erstmaligen Anmelden über das Internet vergeben.

Die Verbindung über das Internet erfolgt über eine sichere https-Verbindung. Die Verbindung zwischen dem Exchange Server und dem Outlook Client erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung und bietet keinen Raum für sicherheitstechnische Bedenken. Zu beachten ist allerdings, dass eine entfernte Datenhaltung stattfindet, und insbesondere für Unternehmen aus der Kreditwirtschaft sich hieraus rechtliche Barrieren ergeben könnten, die im Einzelfall zu prüfen wären.

Migrationsaufwand

Bestehende IMAP oder Exchange Konten lassen sich über die Weboberfläche von Office365 in das System migrieren. Hierzu sind organisatorische und technische Voraussetzungen zu schaffen, die fundierterere Kenntnisse von der Funktionsweise einer Email- und Groupwarelösung erfordern.

Fazit

Die von Microsoft angebotene Office 365 Lösung bietet insbesondere im Kontext Microsoft Exchange Online eine sehr gute Alternative zur Anschaffung einer lokalen Infrastruktur für eine solche Groupware Lösung. Durch die Möglichkeiten der Anbindung an mobile Endgeräte, an Outlook und durch die Repräsentanz in Form einer Weboberfläche ist das Produkt flexibel nutzbar. Nach Aussage der Fa. Microsoft sind die Daten sicher und zuverlässig gelagert.

Unter diesem Link können Sie Office 365 nun unverbindlich testen.

Bei Migrations- und Integrationsvorhaben bei Cloud-Computing und Cloud-Lösungen beraten wir Sie gerne. Informationen zu Office 365 erhalten Sie auch auf unserer Website: http://www.etis-gmbh.de

Nehmen Sie Kontakt mit dem Autor über XING auf:

Christian Zoepfchen

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